Information zur Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren
Hiermit informieren wir dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch die diva-e Digital Excellence GmbH und ihre Tochterunternehmen und die dir nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die jeweils in der Stellenausschreibung beschriebene Gesellschaft.

Angaben zur Person des Datenschutzbeauftragten:
Bugl & Kollegen GmbH
Eifelstr. 55
93057 Regensburg
E-Mail: kontakt@buglundkollegen.de

Welche personenbezogenen Daten erheben wir und woher stammen diese?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Deine Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
ggf. Arbeitserlaubnis / Aufenthaltstitel
Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Skill-Daten (z. B. besondere Kenntnisse und Fertigkeiten)
falls für die ausgeschriebene Stelle relevant: gesundheitliche Eignung
weitere Daten aus den Bewerbungsunterlagen (z. B. Informationen zu vorherigen und bestehenden Beschäftigungsverhältnissen, Ausbildung, Gehaltsvorstellungen, Eintrittsdatum, Lichtbild)

Deine personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei dir im Rahmen des Einstellungsprozesses erhoben, insbesondere aus den Bewerbungsunterlagen, dem Bewerbungsgespräch und aus dem Personalfragebogen.
Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m §26 Abs. 1 BDSG.

Deine Daten werden ausschließlich zur Besetzung der konkreten Stelle, auf die du sich beworben hast, verarbeitet.
Möchtest du bei einer Absage in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von dir.
Soll deine Bewerbung für andere offene Stellen im Unternehmen/im Konzern berücksichtigt werden, benötigen wir hierzu eine Einwilligungserklärung von dir.

Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, deine Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.

Wie lange werden deine Daten gespeichert?
Im Falle einer Einstellung übernehmen wir deine Bewerbungsunterlagen in deine Personalakte. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Im Falle einer Absage werden deine Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern du uns nicht eine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung (Bewerberpool) erteilt hast.

Wer bekommt deine Daten?
Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden deine Daten an die diva-e Digital Value Excellence GmbH, St.-Martin-Straße 72, 81541 München übermittelt, da dort die Datenverarbeitung für Bewerbungsverfahren für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrgenommen wird.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) deine personenbezogenen Daten, die in die Entscheidung über deine Einstellung eingebunden sind.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens setzen wir die Bewerbermanagement Software aus dem Angebot der Personio GmbH & Co. KG ein. Hierzu haben wir mit der Personio GmbH & Co. KG einen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (Auftragsverarbeitungsvertrag) geschlossen.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens setzen wir einen KI-Assistenten zur Unterstützung bei der Erstellung von Notizen ein, der von Metaview Global Limited angeboten wird. Zu diesem Zweck haben wir mit Metaview Global Limited einen Vertrag über die Verarbeitung personenbezogener Daten geschlossen (Datenverarbeitungsvertrag).

Welche Rechte kannst du als Betroffener geltend machen?
Du hast die Rechte aus den Art. 15 – 21 DS-GVO:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Bitte wende dich hierzu an folgende Stelle: Sandra Rang, HR, diva-e Digital Value Excellence GmbH, St.-Martin-Straße 72, 81541 München, Tel: +49-089 954590 33, E-Mail: sandra.rang@diva-e.com

Wo kannst du dich beschweren?
Du hast die Möglichkeit, dich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Mit dem folgenden Link kannst du dich im Bereich „Aufsichtsbehörden für den nicht-öffentlichen Bereich“ über die für dich zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde informieren: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Werden deine Daten in ein Drittland übermittelt?
Wir übermitteln deine Bewerberdaten nicht in Drittländer.

Bist du verpflichtet, deine Daten bereitzustellen?
Um deine Bewerbung berücksichtigen zu können, benötigen wir von dir diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

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